Почему ручное оглавление — это плохая идея
Многие пользователи пытаются печатать названия глав и точки с номерами страниц вручную. Это путь к головной боли, потому что при добавлении хотя бы одного абзаца вся верстка съезжает. Номера страниц улетают, точки не попадают в край, а вы тратите на это лишние 15 минут жизни.
Автоматическое оглавление работает иначе. Оно берет данные из структуры документа, которую вы создали заранее. Если вы передвинули главу с 5-й страницы на 10-ю, вам достаточно одного клика, чтобы исправить цифру в содержании.
Шаг 1. Подготовка заголовков
Программа не знает, что слово «Введение» — это заголовок, а не просто жирный текст. Вам нужно объяснить ей это с помощью стилей. Без этого шага автоматическое оглавление будет пустым.
Сделайте следующее:
- Выделите строку, которая станет названием раздела.
- Откройте вкладку «Главная» в верхней ленте меню.
- Найдите блок «Стили». Там вы увидите кнопки «Заголовок 1», «Заголовок 2» и так далее.
- Нажмите на «Заголовок 1» для главных разделов.
- Для подразделов внутри главы используйте «Заголовок 2».
Если вам не нравится стандартный синий цвет Word, просто нажмите правой кнопкой мыши на стиль в панели и выберите «Изменить». Настройте шрифт, размер и черный цвет. Теперь все заголовки этого уровня будут выглядеть так, как нужно вам, но программа всё равно будет видеть их структуру.
Шаг 2. Вставка содержания
Когда вся структура готова, можно переходить к самому созданию списка.
Найдите место в документе, где должно стоять оглавление. Обычно это первая страница после титульной. Кликните там мышкой. Теперь идите на вкладку «Ссылки» (References). В левом углу вы увидите кнопку «Оглавление». Нажмите на неё.
Word предложит несколько шаблонов. Выбирайте «Автособираемое оглавление 1» или «2». После этого список мгновенно появится в документе со всеми номерами страниц. Если вы работаете в версии Word для macOS, расположение кнопок почти такое же, но интерфейс может выглядеть чуть более скругленным.
Шаг 3. Обновление данных
Документ — это живой организм. Вы пишете текст, добавляете картинки, и всё смещается. Чтобы оглавление не превратилось в бесполезный набор цифр, его нужно обновлять.
Есть два способа сделать это быстро:
- Нажать на само оглавление левой кнопкой мыши и выбрать появившуюся кнопку «Обновить таблицу» сверху.
- Использовать горячие клавиши: выделите оглавление и нажмите F9 (на некоторых ноутбуках нужно зажать Fn + F9).
При обновлении Word спросит, что именно менять. Если вы просто добавили текст, выбирайте «Обновить только номера страниц». Если вы создали новые главы или переименовали старые — обязательно жмите «Обновить целиком».
Тонкие настройки оформления
Если стандартный вид оглавления вас не устраивает, не нужно удалять его и писать заново. Зайдите в меню «Ссылки» -> «Оглавление» -> «Настраиваемое оглавление».
Там можно убрать или добавить точки между заголовком и номером страницы (пункт «Заполнитель»). Также можно изменить уровень отображаемых заголовков, если вы не хотите, чтобы в содержании светились мелкие подзаголовки 3-го или 4-го уровня. Это сделает список коротким и аккуратным.
Если вы планируете отправлять файл в формате PDF, автоматическое оглавление станет кликабельным. Читатель сможет нажать на название главы в списке и сразу перейти к нужному месту. Это стандарт де-факто для электронных документов и отчетов.